Datum: 26-06-2025
Auteur: Dr. P. Konings
JCDI: BSD14873:1
Vakgebied(en): Burgerlijk procesrecht (V)
Wetingang: Art. 6:162 en art. 6:265 BW

Download pdf versie hier

 Geschil tussen leverancier en distributeur over de totstandkoming en de ontbinding van een selectieve distributieovereenkomst voor de levering en wederverkoop in één Afrikaans land van haarverzorgingsproducten, zoals shampoo, maskers en behandelingen, conditioner styling care en haaraccessoires. Rol van de merkhouder. Invloed van culturele verschillen tussen de directeur van de Afrikaanse distributeur en de directeur van de Nederlandse leverancier.

Partijen in mediation: Afrikaans bedrijf (distributeur), Nederlands bedrijf (leverancier en licentienemer), Frans bedrijf (merkhouder en licentiegever) Partijbegeleiders en andere betrokkenen: Afrikaanse advocaat tevens CEDR1 van de distributeur, Nederlandse advocaat van de distributeur, Nederlandse advocaat van de leverancier.

Voorgeschiedenis

Leverancier en distributeur strijden om de nakoming van een distributieovereenkomst voor de levering en wederverkoop in het land van de Afrikaanse distributeur van haarverzorgingsproducten, zoals shampoo, maskers, conditioner en accessoires. De merkrechten van die producten behoren toe aan een Frans bedrijf. De leverancier ontbindt de overeenkomst. De distributeur vordert schadevergoeding wegens wanprestatie of onrechtmatige daad. De Nederlandse advocaat van de distributeur stelt mediation voor. De advocaat van de leverancier stemt daarmee in. 

Casus

Distributeur wil in Afrika investeren in salons voor de verkoop van exclusieve haarverzorgingsproducten onder de merknaam van de Franse merkhouder. Leverancier sluit daartoe met distributeur een selectieve distributieovereenkomst die hoge eisen stelt aan het gebruik van het merk met onder andere kwaliteits- en prijsgaranties waaraan de distributeur moet voldoen. Nadat partijen het eens zijn geworden schuift distributeur een andere rechtspersoon naar voren om de overeenkomst uit te voeren. De leverancier is het daarmee oneens en ontbindt de distributieovereenkomst.

De distributeur betwist de gang van zaken, omdat zij altijd heeft aangegeven te kunnen en willen presteren. De distributeur vordert schade van de leverancier op grond van wanprestatie en onrechtmatige daad. De distributeur vermoedt dat de merkhouder de leverancier heeft teruggefloten. Alle pogingen om het geschil minnelijk op te lossen zijn mislukt. Omdat het geschil ook over merkenrecht gaat kiezen partijen met een achtergrond in Intellectueel Eigendom.

Tijdens een online pre-mediation wordt het mediationproces doorgesproken. Er wordt een concept mediationovereenkomst opgesteld, geheimhoudingsverklaringen worden getekend door advocaten en communicatie wordt afgestemd. De advocaten willen uitdrukkelijk niet aanwezig zijn tijdens het gesprek tussen partijen. Zij willen op de achtergrond beschikbaar zijn voor juridisch advies. Partijen tekenen de mediationovereenkomst waarop Nederlands recht van toepassing is verklaard.

Het intakegesprek met de directeur van het Afrikaans bedrijf en zijn Afrikaanse advocaat/CEDR-mediator vindt online plaats omdat het verkrijgen van een visum te lang zou duren. Tijdens het intakegesprek met de distributeur geeft deze aan dat hij na het tekenen van het distributiecontract een som geld als aanbetaling heeft overgemaakt aan het Nederlandse bedrijf. Hij is meteen aan de slag gegaan om een salon in te richten, personeel aan te trekken, en papieren in orde te maken voor de douane, waaronder registratie door de Ministerie van Gezondheid van de haarproducten onder merknaam, waarvoor ook de handtekening van de merkhouder noodzakelijk is. Ondanks toezeggingen komt de handtekening niet. De communicatie wordt steeds stroever en het getekende contract wordt eenzijdig ontbonden.

Er wordt een nieuw contract opgesteld, waarin het productaanbod erg beperkt wordt in plaats van de (beoogde of overeengekomen) volledige productlijn. Tijdens een moeizaam tot stand gekomen ontmoeting in een hotel in Nederland wordt de directeur van de distributeur voor zijn gevoel niet respectvol behandeld. Daarna wordt alle communicatie nog problematischer. Via bepaalde bronnen hoort de Afrikaanse directeur dat het Nederlandse bedrijf destijds niet de bevoegdheid had om de overeenkomst te tekenen. Daarop stuurt de distributeur een ‘demand letter’ (ingebrekestelling) aan de leverancier met daarin een hoge schadeclaim waaronder ook voor juridische kosten. Het intakegesprek met de directeur van het Nederlandse bedrijf vindt online plaats en tijdens zijn vakantie. Het bedrijf is destijds opgericht door zijn vader. Die had overeenkomsten gesloten met een Frans modehuis over het gebruik van de Franse modehuisnaam voor haarproducten met veel vrijheden. Er was een goede familiaire band tussen het Nederlandse bedrijf en het Franse modehuis. Totdat een investeringsmaatschappij het Franse modehuis overnam en een CEO een andere, veel striktere interpretatie gaf aan de historische overeenkomsten over het gebruik van het Franse modehuismerk voor haarproducten.

Toen was de selectieve distributieovereenkomst met het Afrikaanse bedrijf echter al getekend en werd het Nederlandse bedrijf door de merkhouder teruggefloten. Het Nederlandse bedrijf ontbond de distributieovereenkomst omdat niet, niet de wederpartij, maar een andere partij deze wilde nakomen.

De directeur van het Afrikaanse bedrijf voelde zich misleid. De leverancier wilde wel een bedrag aan de distributeur betalen maar dit was volgens de distributeur veel te laag, gelet op de al gedane investeringen, de verkoopprognoses en de gemaakte juridische kosten.

Online gezamenlijk gesprek

Bij het online mediationgesprek zijn alleen beide directeuren aanwezig. Tijdens het gesprek is de Afrikaanse directeur erg emotioneel en vertelt hij dat hij aan alle verplichtingen van de overeenkomst heeft voldaan. En aan meer dan dat. De salon is klaar en het personeel is aangetrokken. En door het eenzijdig ontbinden van het contract heeft hij alles verloren. Hij heeft in volledig vertrouwen gehandeld. Hij voelt zich zeer slecht behandeld en is alle vertrouwen in de leverancier kwijtgeraakt.

Daarna legt de Nederlandse directeur zijn kant van het verhaal uit. Dat hij pas na de ondertekening van de overeenkomst door de merkhouder is teruggefloten. En dat hij dat heel erg vervelend en pijnlijk vindt voor de distributeur. Dat hij altijd te goeder trouw heeft gehandeld en tot nu toe nooit rechtszaken met zakenpartners heeft gevoerd.

Dit brengt overleg op gang, dat echter vastloopt omdat de directeuren anders aankijken tegen wat redelijk zou zijn. Nadat de mediator oppert of ook een compensatie anders dan in geld mogelijk zou zijn komt het overleg weer op gang. De distributeur kan voor een significant bedrag producten leveren aan de leverancier. Dit is voor de leverancier veel waard omdat zij deze in het Afrikaanse land goed kan verkopen. Voor de leverancier levert dit ook het nodige op omdat deze relatief goedkoop ingekochte zaken aan de distributeur ter beschikking kan stellen en partijen daardoor ook verder zaken met elkaar kunnen blijven doen, waardoor de leverancier haar ‘schade’ kan terugverdienen.

Belangen

Voor de distributeur: de gemaakte investeringen te kunnen terugverdienen door de verkoop van haarproducten. Het voorkomen van meer kosten en procesrisico.

Voor de leverancier: te kunnen aantonen dat zij bij het aangaan van de distributieovereenkomst te goeder trouw had gehandeld zodat zij bekend bleef als een betrouwbare partij. Het voorkomen van verdere schade en het voorkomen van een langdurige en kostbare procedure met een procesrisico.

Resultaat

Partijen hebben een klassieke ‘Harvard’ oplossing bereikt. Wat betrekkelijk weinig waard was voor de een (de levering van goedkoop ingekochte producten) was veel waard voor de ander (die deze goed kon verkopen), waardoor de ander zakenpartner van de een bleef, die daardoor ook haar economische belangen kon behartigen.

Reflectie mediator

Aan het begin van deze internationale mediation heb ik direct duidelijk gemaakt dat Nederlands recht van toepassing zou zijn op de mediationovereenkomst en op het geschil tussen partijen. Op deze wijze kon ik instaan voor de juridische validiteit van de bereikte overeenstemming.

Ik was me ervan bewust dat cultuurverschillen een belangrijke rol zouden kunnen spelen tijdens de mediation. Daarvoor heb ik ook de Hofstede country comparison tool gebruikt: Power Distance: voor de Afrikaanse directeur was het belangrijk om direct persoonlijk contact te hebben met de directeur van de leverancier. Hiërarchie is in Afrikaanse bedrijven erg belangrijk.

Individualisme: het betreffende land in Afrika is een collectieve samenleving waarin relaties erg belangrijk zijn. Gezichtsverlies in een business deal is desastreus. Nederland is erg individualistisch en hier is een mislukte deal niet zo schaamtevol.

Motivation towards Achievement and Success: de Afrikaanse directeur is meer succes georiënteerd en gedreven. De Nederlandse directeur is meer georiënteerd op goede balans tussen werk en privé. Consensus en compromis georiënteerd.

Long Term Orientation: de Afrikaanse partij is meer gefocust op het behalen van snelle resultaten. De Nederlandse onderneming kiest voor een meer pragmatische aanpak, past zich aan de situatie aan, en zet in op sparen en investeren in de toekomst.

Als mediator heb ik een executive meetingroom gereserveerd met lunch. Mede om ervoor te zorgen dat verbeteren van de relatie tussen beide directeuren voldoende aandacht zou krijgen. Ondertussen was er al een conceptovereenkomst opgesteld. Hierover werd verder onderhandeld. Ook werd er gesproken over
logistieke zaken voor shipment van welke producten naar het Afrikaanse land en benodigde formaliteiten daarvoor. Alles werd puntsgewijs op flip-over genoteerd. Na het gesprek was de relatie dusdanig verbeterd dat de Nederlandse directeur de Afrikaanse directeur met zijn auto een lift gaf naar Schiphol.

PROCES MEDIATION

Verwijzing

De Nederlandse advocaat van de distributeur stelde mediation voor en de andere advocaat ging hiermee akkoord. De verhoudingen waren inmiddels verslechterd en zij beseften dat dit niet zonder hulp van een procesbegeleider mogelijk zou zijn.

Co-Mediation

Er was geen sprake van co-mediation.

Achtergrond mediator

De mediatior is werkzaam als MfN-registermediator voor zakelijke- en arbeidsmediations. Hij is gepromoveerd op neurobiologisch onderzoek en heeft ook in de VS wetenschappelijk onderzoek gedaan. Hij heeft gewerkt als Trademark Attorney/Legal Director Trademarks in de farmaceutische industrie en heeft zijn eigen merkenpraktijk Konings Trademarks.

Partijbegeleiders en andere betrokkenen

Elke partij had een advocaat.

Intake/plenair/caucus

Er is gestart met een telefoongesprek met de advocaat van de Nederlandse partij. Daarna is er een mediationovereenkomst opgesteld ook in overleg met de advocaat van de Afrikaanse partij. Gevolgd door een online pre-mediationgesprek met advocaten om het proces door te spreken. Daarna is er een online intakegesprek geweest met de Afrikaanse zakenman en zijn Afrikaanse advocaat, tevens CEDR-mediator.

Verder een online intakegesprek met de Nederlandse zakenman. Ten slotte is er een online mediationgesprek geweest, een live mediationgesprek met lunch in een executive office bij Schiphol en nog een onlinemediationgesprek.

Verslaglegging

De afspraken zijn puntsgewijs op de flip-over genoteerd en deze zijn als onderhandelingsresultaat door middel van foto’s gedeeld met gesprekspartners. De advocaten hebben vervolgens gezamenlijk de Settlement Agreement & Claim release vaststellingsovereenkomst opgesteld.

Duur

De mediation heeft drie maanden geduurd. Er is een onlinebijeenkomst geweest van drie uur, een live bijeenkomst van drie uur en nog een online-bijeenkomst van twee uur.

Dr. Pierre Konings
Konings Mediation te Geffen
www.koningsmediation.nl

Alle (auteurs-)rechten op dit document berusten bij Wolters Kluwer Nederland B.V. of haar licentiegevers en worden uitdrukkelijk voorbehouden. Tekst- en datamining niet toegestaan. Dit document is gegenereerd op 08.07.2025. Kijk voor meer informatie over de diensten van Wolters Kluwer op www.wolterskluwer.nl.